Spotkania w organizacjach odbywają się w różnych celach – tutaj skupimy się na takich spotkaniach, które odbywają się w celu rozwiązania jakiegoś problemu, z jakim boryka się zespół lub organizacja. Czym jest problem? Najprostsza definicja to różnica między stanem faktycznym a stanem pożądanym. Na przykład: sprzedaż w tym sezonie jest niższa niż w poprzednim, zwiększyła się częstotliwość reklamacji, albo plan jest zrealizowany tylko w 70%.
Co zrobić, żeby spotkanie było konstruktywne i służyło wypracowaniu realnych rozwiązań? Oprócz kwestii uniwersalnych, jak przemyślenie celu spotkania, opracowanie agendy, zaproszenie właściwych osób oraz ustalenie ram czasowych, warto pomyśleć o zastosowaniu konkretnej techniki jako elementu nadającego strukturę spotkaniu. Co daje struktura? Zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia celu spotkania, a zmniejsza szanse na to, że zamieni się ono w emocjonalną dyskusję na temat wzajemnych pretensji i poszukiwania winnych.
Tutaj przedstawiamy metodę zwaną „metaplan”. Ta technika występuje w rozmaitych wersjach. Jej autorstwo (w aspekcie pracy z pomysłami zapisywanymi na kolorowych kartkach) przypisuje się Eberhardowi Schnelle. Opiera się na podziale dyskusji na 4 etapy z elementami burzy mózgów oraz na przygotowaniu wizualnej reprezentacji dyskusji (graficznego skrótu spotkania) w formie plakatu (może to być kartka z flipcharta). Ważne jest, aby przebieg pracy moderowała jedna osoba, pilnująca zasad i ram czasowych spotkania. Potrzebne zasoby to dużo karteczek post-it, długopisy, kilka markerów i duża kartka do stworzenia plakatu.
Praca przebiega następująco:
- Na samej górze plakatu formułuje się i zapisuje problem, np. Jak podnieść poziom obsługi klientów?
- Każdy uczestnik spotkania indywidualnie zapisuje na karteczkach post-it stwierdzenia opisujące sytuację bieżącą: jak jest? Karteczki następnie są zbierane przez moderatora, grupowane i przypinane w jednym miejscu plakatu. Po zebraniu i zgrupowaniu karteczek można przeprowadzić krótką dyskusję w grupie.
- W kolejnym etapie każdy uczestnik w sposób opisany powyżej zapisuje (na karteczkach o innym kolorze niż poprzednio) stwierdzenia opisujące sytuację idealną: jak powinno być? Podobnie jak w poprzednim etapie, moderator zbiera karteczki, grupuje i opisuje, inicjując krótką dyskusję.
- Następny etap często sprawia pewną trudność uczestnikom. W tym momencie ich zadaniem jest zdiagnozowanie przyczyn problemu: dlaczego nie jest tak, jak powinno być? Często w tej części pojawia się opis czynników, na które uczestnicy spotkania nie mają wpływu. Mimo to, warto te czynniki zapisać na karteczkach (znowu innego koloru), przykleić do plakatu i pogrupować, a w dyskusji dążyć do rozmowy przede wszystkim o tych elementach, na które można mieć wpływ.
- W ostatnim etapie uczestnicy podają na karteczkach propozycje rozwiązań. Po ich wygenerowaniu i przedyskutowaniu warto wybrać te rozwiązania, które grupa chce zastosować, oraz opracować plan ich wdrożenia. Ta część pracy zwykle zajmuje około 35-40% całego czasu poświęconego na spotkanie poprowadzone metodą metaplanu.
Jakie korzyści daje praca metodą metaplanu?
- każda zapisywana na kartce myśl, stwierdzenie jest konsultowane z innymi członkami grupy,
- wysokie zaangażowanie uczestników,
- struktura metody koncentruje uczestników na celu i zapobiega odchodzeniu w dygresje,
- ciągłe czytanie plakatu i koncentracja na nim ułatwia powstawanie nowych skojarzeń, pomysłów,
- unika się bezładu dyskusji w większej grupie – jeśli grupa jest większa niż 8-10 osób, tworzy się wtedy 2-3 mniejsze grupki pracujące równolegle nad tym samym problemem,
- skraca się czas pracy nad problemem.
Żeby ta metoda dobrze funkcjonowała, powinno być spełnionych kilka warunków:
- Uczestnicy dyskusji muszą być zgodni co do celu, który chcą w jej wyniku uzyskać. Wszyscy pracujący w kilkuosobowych grupach muszą zaakceptować temat spotkania. Jeżeli są rozbieżności co do sformułowania tematu – trzeba go tak zmienić, aby się wszyscy zgodzili na jego ostateczne brzmienie.
- Lepsze wyniki uzyskuje się, gdy uczestnicy dyskusji się znają. Jeżeli są to ludzie obcy, na początku spotkania każdy powinien się przedstawić, mówiąc kilka zdań o sobie i odpowiadając na ewentualne pytania pozostałych osób.
- Wszyscy uczestnicy dyskusji powinni być przygotowani do omawianego problemu (nie muszą to być fachowcy z danej dziedziny, ale ludzie interesujący się problemem).
Zachęcamy do wypróbowania tej metody już na najbliższym spotkaniu problemowym!
O Autorce: Katarzyna Romanowicz – trenerka współpracująca z Pathways, facylitatorka, coach PCC ICF. Specjalizuje się w tworzeniu i realizowaniu programów rozwojowych dla menedżerów i specjalistów. Facylituje sesje strategiczne oraz twórczego myślenia. Kontakt: katarzyna.m.romanowicz@gmail.com