THINK BIG! – jak pracować z kilkudziesięcio-, kilkusetosobowymi grupami – druga część naszego przewodnika.

Wybrane metody pracy z dużymi grupami

(kilkanaście-kilkaset osób)

Nie każdy wie, że w Pathways pracujemy również z grupami liczącymi do kilkuset osób naraz. Nasze doświadczenie i najlepsze praktyki ekspertów postanowiliśmy podsumować w tym praktycznym, krótkim przewodniku po pracy z dużymi grupami. Mamy nadzieję, że po lekturze poczują się Państwo odważniejsi w organizacji dużego eventu!

Część 2 – metody pracy z dużymi grupami

2) World Cafe

Kiedy się sprawdza?

Metoda sprawdza się w celu generowania pomysłów, uwspólniania wiedzy i wymiany informacji, pobudzania kreatywnego myślenia. Czas trwania to – zależnie od tematu i liczby uczestników – co najmniej 2-3 godziny plus sesja plenarna na zakończenie. Wymaga odpowiedniej organizacji miejsca (kilka-kilkadziesiąt stolików, napoje, kawiarniana atmosfera). W sesji World Cafe może uczestniczyć od 12 do 1200 osób, należy jednak pamiętać, że wraz ze wzrostem liczby uczestników rosną koszty i trudność organizacji.

Jak zorganizować?

World Cafe powinna odbywać się w kawiarni lub w innym miejscu, gdzie stworzona zostanie „kawiarniana atmosfera” (dostęp do napojów, krzesła ustawione dookoła stolików, luźna atmosfera dyskusji). Uczestnicy podzieleni są na kilkuosobowe grupki, które przy stolikach dyskutują na zadany temat. Po pewnym czasie (np. po 20 minutach) następuje zmiana i wszyscy poza jedną osobą (gospodarzem stolika) przenoszą się do innych stolików, omawiających inny temat lub inny aspekt danego tematu. Gospodarz stołu streszcza to, co powiedziały poprzednie grupy i zachęca do dalszej dyskusji. Ponadto uczestnicy zachęcani są do zapisywania bądź rysowania swoich pomysłów (na papierowych obrusach lub kartkach “przypisanych” do stolika), aby następne grupy mogły się do nich odwoływać. Na zakończenie spotkania dyskusje podsumowywane są przez gospodarzy w części plenarnej.

Na co zwrócić uwagę?

W planowaniu wydarzenia z użyciem World Cafe należy zwrócić uwagę na kilka ważnych elementów. Przede wszystkim należy ustalić jego kontekst – jaki problem będzie dyskutowany, kto powinien zostać zaproszony, jaki efekt chcielibyśmy osiągnąć i co nas może do niego doprowadzić? Odpowiednio zaaranżowana przestrzeń pozwoli na dyskusję w nieoficjalnej atmosferze – warto zadbać o wygodne miejsca do siedzenia, napoje i ewentualnie przekąski, flamastry, kredki i długopisy oraz papierowe obrusy, po których można pisać na każdym stoliku, spokojną muzykę w tle. Ważną kwestią jest wybór odpowiednich tematów i pytań do dyskusji – nie powinny być one zbyt szczegółowe i zamknięte, gdyż może to powodować szybkie wyczerpanie kreatywnych pomysłów, ale powinny dotyczyć uczestników, ich wiedzy i doświadczeń. Uczestnicy chętniej włączają się w dyskusje na tematy, które są dla nich ważne. Jeśli będą odwoływać się do własnych doświadczeń, a nie do „ogólnodostępnej wiedzy”, rośnie szansa na poznanie wielu punktów widzenia i stworzenie pełniejszego obrazu danego tematu. Końcowa sesja ma na celu pokazanie uczestnikom wielu wspólnych odkryć i pomysłów, które powstały po spotkaniu się pojedynczych głosów. Dlatego na koniec warto poprosić uczestników o chwilę zastanowienia się nad efektami tej dyskusji – czy poszerzyła się ich wiedza, czy zmienił punkt widzenia na pewne sprawy, czy przychodzą im do głowy nowe, głębsze pytania dotyczące omawianego tematu?

Ograniczenia

Należy pamiętać, ze World Cafe jest metodą służącą do prowadzenia dialogu, dzielenia się wiedzą i kreatywnymi pomysłami, a nie do wypracowania konkretnych rozwiązań czy poznania opinii jakiejś grupy na dany temat. Dlatego najlepiej używać jej w początkowych fazach procesu partycypacji, kiedy zaangażowane strony dopiero poznają swoje potrzeby i oczekiwania, czyli kiedy jeszcze ważniejsze jest samo podjęcie dialogu niż wypracowanie konkretnego rozwiązania.

3) Open Space

Czym jest Open Space?

To samoorganizująca się kolektywna aktywność, która wzbudza naturalną kreatywność i przywództwo w ludziach. Przez zapraszanie uczestników do wzięcia odpowiedzialności za to, na czym im zależy, Open Space stwarza warunki do wzbudzenia ciekawości, refleksji i nauki.

Kiedy się sprawdza?

  •     Gdy sytuacja jest złożona
  •     Gdy istnieje duża różnorodność
  •     Gdy pojawia się pilna potrzeba podjęcia szybkich decyzji
  •     Gdy wszyscy interesariusze są potrzebni, by podjąć dobre decyzje
  •     Gdy nie jesteś pewny, jakie powinny być rezultaty spotkania

Prawdopodobne efekty:

  •     Energia, oddanie i przywództwo,
  •     Przyjmowanie odpowiedzialności za to, co ma się wydarzyć
  •     Rekomendacje i plany działania

Kroki:

  1. Wybierz zakres albo pytanie dla swojego zgromadzenia. Powinno w pozytywny sposób formułować wyższy cel i szeroki kontekst twojej dyskusji.
  2. Zaproś krąg osób: wszystkich interesariuszy albo wszystkie osoby, jakie chciałbyś mieć w sali. Załącz w zaproszeniu temat, datę, miejsce i czas zgromadzenia.
  3. Stwórz krąg: ustaw krzesła w kręgu lub w mniejszych kręgach, zostawiając przestrzeń w centrum. Użyj pustej ściany jako Ściany Agendy – rozpisz na niej godziny „do południa, po południu”. Ułóż puste kartki A4 i markery w centrum każdego kręgu. Zaopatrz się w taśmę klejącą, aby ludzie mogli przyczepiać papier do ściany.
  4. Rozpoczęcie zgromadzenia: Facyliator tłumaczy temat, prosty proces, za którym grupy będą podążały, to, gdzie wieszamy swoje flipcharty, i zasady Open Space. Potem zaprasza ludzi do medytacji w ciszy nad tym, co ma dla nich w kontekście tematu największe znaczenie.
  5. Otwarcie Open Space: Facylitator prosi każdego, komu zależy na danym zagadnieniu o wejście do środka kręgu, zapisanie swojego podtematu, imienia, godziny i dokładnego miejsca (sali) spotkania, i powieszenia tego ogłoszenia na Ścianie Agendy – jeden kawałek papieru na jeden temat – ile tematów ktoś chce. Taka osoba staje się gospodarzem odpowiedzialnym za facylitację dyskusji na dany podtemat, i za powieszenie raportu na Ścianie Informacji.
  6. Gdy zebrane są już wszystkie oferty, główny facylitator zaprasza wszystkich uczestników do wpisywania się do grup, którymi są zainteresowani, i o wzięcie odpowiedzialności za własny grafik.
  7. Ludzie uczestniczą w dyskusjach. Facylitator dba o przestrzeń. Reporterzy wrzucają raporty do komputerów, a wydruki wieszają na Ścianie Informacji.
  8. Krąg domknięcia: Wszyscy spotykają się na godzinę przed zamknięciem, by podzielić się najważniejszymi odkryciami i wnioskami w formie dialogu; po prostu słuchamy tego, co ludzie mają do powiedzenia, możemy tez przesyłać sobie „gadający kijek”.
  9. Mailowo rozsyłamy wszystkie raporty.
  10. Jeśli zgromadzenie trwa kilka dni, codziennie odświeżamy wybór gospodarzy tematu.

Udział w dyskusjach jest dobrowolny do tego stopnia, iż można dyskusję w każdej chwili opuścić i dołączyć do innej. Można też nie uczestniczyć w żadnej i prowadzić mniej formalne rozmowy z przygodnie napotkanymi uczestnikami.

Open Space to metoda dla dużych grup. Według jej autora, Harrisona Owena, może to być od 5 osób do nawet kilku tysięcy uczestników.

Powodzenia!

Comments are closed.