Zapewne każdy z nas niejednokrotnie uczestniczył w spotkaniu, którego cel i efekty były, mówiąc delikatnie, nieoczywiste. Wiemy zatem, jak demotywujący i irytujący wpływ na uczestników mogą mieć takie zebrania. Poniżej przedstawiam kilka zasad, które pomogą nam w realizacji efektywnego, sensownego spotkania. Dzielą się na trzy etapy: przed, w trakcie i po spotkaniu.
Co jest najważniejsze przed zorganizowaniem spotkania?
- Po pierwsze – jasna odpowiedź na pytanie – jaki jest jego cel? Z czym chcemy je skończyć? Temat spotkania nie jest tym samym, czym cel, np. tematem może być zapobieganie spadkowi sprzedaży, a jego celem – wypracowanie konkretnych 3-4 pomysłów w tym zakresie. Brak jasnego, konkretnego celu będzie dla niektórych uczestników spotkania bardzo frustrujący powodując, że w ich ocenie czas spotkania będzie zmarnowany.
- Należy określić ramy czasowe spotkania,
- Zaprosić za potwierdzeniem osoby, które powinny uczestniczyć w spotkaniu ze względu na jego cel, i zrobić to z odpowiednim wyprzedzeniem,
- Przygotować ewentualne materiały, zarezerwować salkę itd.
- Określić przynajmniej zarys agendy – jakie tematy chcemy poruszyć w jakiej kolejności.
O czym należy pamiętać w trakcie spotkania?
- Zawsze warto ustalić zasady – określić ramy czasowe, poprosić o skupienie, o to, aby osoby nie korzystały w trakcie spotkania z urządzeń elektronicznych, o to, aby jedna osoba mówiła jednocześnie – zwłaszcza, jeśli spodziewamy się ożywionej dyskusji. Zasady mają pomóc prowadzącemu w zarządzaniu spotkaniem.
- Na początku spotkania – ustalenie osoby, która zapisuje minutki i podjęte decyzje,
- Przypomnieć cel i agendę spotkania,
- Przypomnieć kto prowadzi spotkanie i na czym polega jego rola,
- Jeśli na koniec spotkania zapadły jakieś decyzje lub wyznaczamy zadania, to koniecznie należy je przeczytać osobom zainteresowanym i upewnić się, że właściwie rozumieją podjęte ustalenia. Gdy ludzie rozejdą się po spotkaniu, to zwykle jest już za późno.
- Umówić się na kolejne spotkanie dotyczące danego tematu, o ile jest to potrzebne.
A co jest istotne tuż po spotkaniu?
- Rozesłanie notatki,
- Przypomnienie o terminach i zakresach uzgodnionych obowiązków,
- Monitorowanie wykonania zadań – jeżeli należy to do roli prowadzącego spotkanie.
Oprócz powyższych zasad, warto także stosować pewne ogólne reguły, które mogą być użyteczne, gdy myślimy o efektywności spotkania:
- Na zagadnienia operacyjne i strategiczne planuj osobne spotkania. Zapobiega to zdominowaniu agendy spotkania przez pilne, bieżące sprawy kosztem ważnych, choć nie tak pilnych spraw strategicznych.
- Skupiaj uwagę na decyzjach, a nie dyskusji. Ważne jest, żeby prowadzący spotkanie znał jego cel nie tylko jako całości, ale także cel każdego punktu agendy.
- Możliwie szybko usuwaj poszczególne punkty z agendy. Warto mieć w zanadrzu jasne sposoby rozstrzygania dyskusji, oraz np. harmonogram kiedy muszą być podjęte ostateczne decyzje.
- Doprowadzaj do tego, żeby decyzja obowiązywała naprawdę. Trzeba decyzję przekształcić w konkretne zalecenia, aby uniknąć różnych interpretacji.
- Stosuj techniki ułatwiające podejmowanie decyzji – przede wszystkim w sprawach, które mogą być kontrowersyjne dla uczestników spotkania.
Życzymy powodzenia w prowadzeniu spotkań – o technikach ułatwiających podejmowanie decyzji napiszemy przy innej okazji.
O Autorce: Katarzyna Romanowicz – trenerka współpracująca z Pathways, facylitatorka, coach PCC ICF. Specjalizuje się w tworzeniu i realizowaniu programów rozwojowych dla menedżerów i specjalitów. Facylituje sesje strategiczne oraz twórczego myślenia. Kontakt: katarzyna.m.romanowicz@gmail.com